客户跟进记录怎么写：附可以直接套用的模板

大多数人的客户跟进记录是流水账：「今天打了电话，他说下周再联系。」三个月后翻回去，你不知道他卡在哪一步，也不知道这通电话该从哪句话接上。问题不在于记不记，而在于没有固定字段。

模板方法可直接套用 2026-10-03 · 阅读约 7 分钟

流水账和决策依据，差的是六个固定字段

流水账只回答了「我联系了没有」，把动作和结果糊在一起——「跟进了张总，进展顺利」。进展顺利是哪一步顺利？他卡在预算还是卡在内部审批？三个月后你只能重新试探。带固定字段的记录回答的是另一个问题：这条客户卡在决策链的哪一环，凭什么这么判断。我自己的做法是六个字段，填完直接复制粘贴，不做二次加工。

六个字段，以及每个字段填什么

字段	填什么	最常见的错误写法
事实	对方的原话或能核实的客观情况，带上时间	「客户对价格敏感」——这是你的判断，不是事实
动作	我做了什么：渠道 + 日期 + 大概花了多久	「持续跟进」——没有渠道就无法复盘哪条路有效
信号	对方言行里透露的强弱，比如主动发资料、自己约时间	「态度还可以」
卡点	这件事推不下去的具体原因，一句话	「还在考虑」——那是他的说法，不是卡点
下一步	什么动作、什么时候做、谁负责	「保持联系」
保鲜期	超过多少天没进展就当冷掉，重新起一轮	不填。默认它会一直拖下去

事实：只写他说过的话

判断标准很简单：这句话如果是客户当面跟你说的，他会不会认。凡是带形容词但没有原话支撑的，都该挪到「卡点」里，或者干脆删掉。「他对价格敏感」是结论，「他说竞品报价低 8%，但没说是哪家」才是事实。

动作：写清楚渠道

动作字段的价值全在复盘。翻三个月前的记录，你能看出哪些客户靠电话推进、哪些只能靠微信、哪些打了三次就没进展。我有条经验判断：连续三次都是你单方面发起，换个人可能比你更合适。

记录不是为了证明你勤快，是为了三个月后的那个决定不用从零开始。

信号和卡点：强弱不重要，依据才重要

别写「有意向」「无意向」这种自己骗自己的标签，写具体行为：他主动问预算区间，主动把他领导拉进群，答应去翻内部流程却一直不给时间。「答应得很含糊」也算有效信号——它说明你缺一个明确的交付物。卡点那一栏写完检查一遍：有没有「可能」「好像」「感觉」？有就说明你其实不知道卡点在哪。

保鲜期：最容易被跳过，也最省事

我自己用 21 天。不是行业标准，是经验判断：超过三周没有实质进展（不是「已读」，是他给了你新信息），这条线索就当冷的，重新找个由头起一轮。决策周期长的行业可以放宽到 45 天，但一定要写下来。

什么该记、什么不该记

我带过的人里，八成的问题不是记少了，是记多了。真正关键的那条被埋在二十条废话里，三个月后你压根不会去翻。

该记	不该记
对方说过的话，尤其是前后矛盾的那些	今天打了电话、发了微信（除非渠道本身就是结论）
决策链上的第三方：谁拍板、谁反对、谁能推动	「跟进中」「保持联系」「持续推进」这类状态词
时间敏感信息：季度末、展会、领导变动、离职	你的情绪：他今天心情不好、回复特别慢
你踩过的坑：找错了人、发错了文件、约错了时间	客套话和天气闲聊（关系很近的客户除外）
你给出的承诺：什么时候发什么材料	同事的八卦、别人的客户情况

最容易写错的是两处。一是把「动作」当记录。发微信不是记录，「发了报价单，注明 11 月 1 日前有效」才是记录，它自带判断依据。二是把「情绪」当信号。对方回复慢，可能是忙，可能是不想回，也可能刚开完会——这三种猜测都不该写进记录里。

一条记录三个月后读起来像新闻稿，它就是废话；像「当时为什么卡住」的证据，它才有用。

可以直接复制的模板

下面这六行我用了两年，直接贴进记事本、CRM 备注栏或聊天窗口的自定义字段。一条记录一段，六行，行末不必加句号。尖括号里换成你的内容，填完把括号删掉：

【跟进｜<公司简称> · <联系人> · <日期>】
事实：
动作：
信号：
卡点：
下一步：
保鲜期：

填好的样子——这条可以对照着看每个字段该写到什么颗粒度：

【跟进｜华锐数控 · 张总 · 10-03】
事实：9/28 说竞品报价低 8%，但没说是哪家
动作：电话 12 分钟，报价单已发，注明 11/1 前有效
信号：弱——回复变慢，主动问了一次价格
卡点：预算今年冻结，采购说 Q4 再看
下一步：我 10/9 前发两个案例，他答应内部过一遍
保鲜期：10/30 无进展转冷

如果客户量不大，我更推荐一个更笨的办法：把关键字段塞进备忘录的标题行，比如「张总-A公司-卡预算-10/30」，搜索时按关键词一筛，人、卡点、时间全出来。客户多到需要多人协作、交接的时候，表才必须建起来——判断标准写在个人用 CRM 还是 Excel 里了。

三个反复出现的毛病

只在有进展的时候记。一年下来全是好消息，真出事那天翻遍记录发现一片空白。冷掉的那些更要记，尤其是卡点和日期。
记给同事看。有人的记录像汇报材料，动词只有「推进」「沟通」，读完不知道发生了什么。记录是写给三个月后的自己看的，细节比领导要的多得多。
一次写一大段。六行结构最大的好处是可以复制粘贴。写一大段的另一个后果是——你永远不会回头改它。

还有一件顺手的事：把「保鲜期」单独拉一个列表，只显示快要到期的那几条。这是我用得最多的功能，因为它直接对应一个动作：今天该给谁发消息。说句公道话，这套东西纸笔也完全能跑通，工具只解决「记得住」，剩下五件还得你自己想；而且上面说了，「保鲜期」这个字段产品里并没有，得你自己用提醒功能去管。这套字段挪到私人交情上，就变成判断「哪个朋友最近该约一顿」——微信好友太多怎么整理说的是同一件事的另一面。

这套方法，产品能帮到哪一步

这六个字段，产品能覆盖几个

说实话，我这套六字段是给纸笔设计的，产品的字段和它不完全重合。逐个对了一遍：

本文的字段	产品里有没有	实际情况
事实	有，但换了名字	叫「客户原话」，存的是客户原话，不做归纳改写——这其实比「事实」更该保留原话
动作	没有	产品不分「动作」和「信号」，过程靠交往记录按时间线存
信号	部分	客户的态度、决策角色是独立字段（决策人/影响者/阻力/内线），但要手动选，不是自动判断
卡点	有	叫「竞品情报」，记价格、动作、人事变动这些
下一步	有	「下一步」+「时间点」两个字段，时间点会进首页今日清单
保鲜期	没有	产品没这个概念，是我这套方法自己加的。提醒得自己设

两个差异值得说明：一是「保鲜期」产品没有，这是我给纸笔方案加的东西，别指望工具替你算；二是金额——产品只从你原话里提取，不估算也不改写，所以数字得你在说话时讲清楚。

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